Oportunidades de mejora del sistema de gestión en centros de formación con el certificado ISO 9001

Los centros formativos son un servicio que persigue la mejora de las capacidades técnicas, personales e interpersonales de sus clientes (alumnos). Esto es, mediante la realización de acciones formativas. Su objetivo es el de inserir profesionalmente, progresar en obtener mejores puestos de trabajo o mejorar/reciclar ciertas competencias para el desarrollo de las actividades en los puestos actuales.

En aquellos centros que reciben fondos públicos por los asistentes, se les solicita el disponer de un Sistema de Gestión de Calidad con certificado ISO 9001.

SPG posee una larga experiencia en la realización de auditorías de certificación en centros formativos de su Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001. En ellas, encontramos ciertas oportunidades de mejora, que si bien no son aplicables en todos los casos, sí se puede considerar su implementación en bastantes centros.

Oportunidades de Mejora:

Feedback de las empresas donde los alumnos realizan prácticas.

Uno de los motivos de la formación de Certificados Profesionales es aportar una calificación adecuada a los alumnos. Tras ello, insertarlos profesionalmente en el mercado laboral. Para lograrlo, se propone evaluar con las personas adecuadas de las empresas donde los alumnos realizan las prácticas, el grado de preparación de los alumnos. La intención de esta evaluación es identificar puntos de la metodología a reforzar en los contenidos teóricos. Esto se podría estructurar mediante unos cuestionarios y con el equipo implicado (coordinadores de los cursos y profesores) definir las mejoras a realizar e implementar en las acciones formativas, siempre respetando los contenidos que venden regulados.

Progresar en las competencias docentes de los formadores.

Uno de los recursos fundamentales del aprendizaje en las formaciones presenciales, son los formadores. Por este motivo, se propone hacer un análisis específico de los resultados de las encuestas sobre las valoraciones de los formadores. Esto es, para identificar aquellos puntos que son más fuertes y más débiles de los diferentes formadores. Con esta información se puede establecer un plan de mejora de competencias formativas individuales. Por ejemplo:

• Asistir en alguna otra clase de otro docente.
• Generar una tabla de debate entre diferentes formadores para compartir experiencias.
• Técnicas y metodologías exitosas.
• Tormar en aquellas competencias a mejorar.
• Etc.

El objetivo sería entrar en un circuito de mejora continuada de la calidad docente. Por lo tanto, se seguiría mejorando la calidad del servicio prestado.

Fidelización mediante una adecuada oferta formativa.

Aunque a priori, no haya una clara relación directa, la fidelización de los alumnos a los centros formativos, no está tan estrechamente relacionada con la satisfacción de los alumnos, como de disponer de una oferta formativa diversa y adecuada a las necesidades de los alumnos y por ende de los mercados. Por este motivo, se podría diseñar una estrategia de oferta formativa, orientada a acompañar a los alumnos en toda su vida laboral, identificando periódicamente las necesidades formativas a impartir, tanto para las personas en búsqueda activas de empleo, como para aquellas que quieran progresar en sus competencias. Deberán establecerse los indicadores correspondientes de fidelización. Por ejemplo: % de fidelización = (Número de Alumnos actuales que habían realizado cursos anteriormente / Nº total de alumnos del periodo) x 100.

Monitorización de lo que pasa en el aula.

Un punto crítico especialmente en formaciones largas, es llevar un adecuado control sobre las percepciones de los alumnos, respecto al equipo docente, interacción con los alumnos, método de aprendizaje, medios y documentación de apoyo, entre otros. La labor del equipo de coordinación y dirección de los cursos es fundamental a la hora de identificar posibles incidencias o descontentos que permitan reconducir, si fuera necesario la situación, para evitar potenciales problemas, como podría ser bajas de alumnos del curso. Delante de cada cambio de formador, también es un punto crítico a prestar especial atención. Una comunicación diaria o semanal, debería asegurar que se han cubierto todos los centros y aulas especialmente, aquellos que se encuentran fuera del lugar de trabajo habitual de los coordinadores y supervisores.

Monitorización de los resultados de las evaluaciones intermedias de los alumnos.

Un aspecto que podría pasar desapercibido, serían malos resultados en las evaluaciones intermedias de los alumnos. También, tendencias negativas de las mismas. Esta información debería ser analizada, en aras de identificar, necesidades de refuerzo de la persona u otras actuaciones, para lograr los objetivos de superación y adquisición de competencias del curso. Una actuación tardía podría comprometer los resultados de los alumnos y por extensión perjudicar al resto de la clase, al existir personas que no siguen adecuadamente las clases.

Argumentarios para mejorar los ratios de ventas de cursos.

En el caso de los procesos de venta de formaciones privadas, el equipo de ventas, no siempre dispone de un argumentario de venta del curso, así como diferencial del centro respecto a la competencia. Este desconocimiento, hace que delante de ciertas preguntas de los potenciales alumnos, el vendedor no sea capaz de transmitir suficiente confiabilidad en la oferta formativa y no se materialice la venta. Así mismo existen informaciones relevantes, frases ganadoras y otras informaciones que el sistema debería recoger y estar disponible para los vendedores para utilizarlos, ya que incrementan los resultados de éxito. Esto unido a una adecuada estética utilizada en la información y comunicaciones comerciales.

Monitorización de la formación online.

La formación vía plataforma de aprendizaje online es una opción que también aporta retos. Uno de los cuales, es conseguir humanizar la formación y acompañar al participante para conseguir los retos de la formación, que desde la soledad y distancia, puede generarle en algunos casos una dificultad para avanzar a buen ritmo. Para este apoyo, establecer unos contenidos interactivos y amenos, con cambios de ritmo, es una parte del trabajo. La otra parte recae en el tutor. Este debe garantizar una comunicación programada y/o periódica con los participantes, y respuestas ágiles y de calidad. La organización en algunos casos puede perder el control de lo que está pasando, por lo que debe establecer mecanismo de supervisión periódicos. El objetivo es evaluar tanto el grado de interacción según las pautas preestablecidas, como la calidad de las mismas. Algunos de los controles pueden pasar por la realización de encuestas a participantes.

Mejora del sistema en centros formativos, con el certificado ISO 9001.

Las oportunidades de mejora no deben considerarse como una lista exhaustiva de las mejoras posibles. Se deben tratar, sino, como un punto de partida para la reflexión para la mejora diaria de la organización. También, para el progreso del servicio prestado tanto a sus alumnos o participantes, como a las empresas donde prestarán sus servicios como trabajadores.

En SPG Certificación, una de nuestras especialidades es la auditoría del certificado ISO 9001 en centros de formación. Nuestra intención es, tal como comenta O. Fernández, orientar al cliente para que este pueda ofrecer el mejor servicio a sus clientes. [Ver vídeo]